Infolek, s.r.o.

V mojej dlhodobej sérii o úskaliach malej firmy vám dnes porozprávam o tom, ako vysedávaním na poradách ušetríte kopu pracovného času.

V druhom diele som hovoril, že je potrebné si vytvoriť niekoľko funkcii a tie následne obsadiť živými ľuďmi. Nie je podmienkou, aby platilo, že čo funkcia to človek. Dokonca v pohode môže platiť, že všetky funkcie obsadí jeden človek. Zásadné je len, aby sa na svoj projekt pozeral očami danej funkcie. Pretože inak vidí potreby projektu markeťák, inak projektový manažér, inak investor a inak sekretárka. Z týchto rôznych pohľadov vzniká úspešný projekt. A jediným miestom, kde sa jednotlivé funkcie môžu stretnúť je výrobná porada.

Ale čo je presne výrobná porada?

1. Je miestom a časom, kde sa musia pretnúť výkony všetkých jednotlivých funkcii.
2. Je miestom, kde ľudia navzájom vidia na čom pracujú ostatní vo firme.
3. Je to miesto, kde si jednotlivé funkcie môžu ukladať navzájom úlohy.
4. Je miestom na vyjadrenie konštruktívnej nespokojnosti s fungovaním oddelenia vo dverách oproti.
5. Je priestorom na rozdelenie čiastkových úloh projektu medzi jednotlivé funkcie.
6. Je miestom, kde si ľudia potvrdia, že rozumejú aké je miesto ich funkcie v projekte.
7. Je miestom na verejnú pochvalu konkrétnych ľudí za splnenie úloh. (Nie je miestom na verejné pokarhania jednotlivcov za nesplnené úlohy.)
8. Je miestom na prezentáciu celkových úspechov a celkových neúspechov firmy.
9. Je miestom na krátke úvahy o budúcnosti, o konkurencii, o nesmrteľnosti chrústa.
10. Je miestom na ukončenie a vyjasnenie si vnútrofiremných chýrov, šuškánd a dohadov.

Ešte si dáme niekoľko bodov k výrobnej porade:

• Porada má trvať maximálne 2 hodiny, ideálne 45 minút raz za týždeň (7 dní).
• Porada sa má konať v pravidelnom čase v týždni (optimálne v utorok (prípadne štvrtok) doobeda).
• Porada sa nemá konať poobede (po jedle) a už vôbec nie pred koncom priemernej pracovnej doby.
• Ideálne vždy, ale minimálne na každej 4 sa musia zúčastniť všetci pravidelný účastníci fyzicky. Telekonferencia je fajn, ale nie je to výrobná porada.
• Účasť na porade má najvyššiu prioritu pred akýmikoľvek pracovnými aktivitami. Platí aj pre obchodných cestujúcich a inštaláciu nového servera.
• Poradu vždy riadi najvyšší šéf a na jej začiatku sedí za vrch stolom a chrbtom k nejakej stene.
• Vždy musí vzniknúť písomný zápis, ktorý sa distribuuje do maximálne 6 hodín po skončení porady.

Teraz by malo nasledovať rozpísanie, vysvetlenie, zdôvodnenie a popis dôsledkov nedodržania jednotlivých bodov. Ale nebude. Jednak, ak vás niečo špeciálne zaujíma, vrhnite to do komentárov a odpoviem. Po druhé, ide už o skutočne odborné vedomosti a skúsenosti z rôznych podriadených a nadriadených pozícii, ktoré sú predmetom mojej obživy.

No dobre, že ste to vy, moji verní návštevníci, tak čosi podrobnejšie o tom predposlednom bode, teda o tom, že výrobná porada je miestom pre krátke úvahy o budúcnosti, o konkurencii, o nesmrteľnosti chrústa. Zásadné je to, čo je zvýraznené, teda krátke úvahy. Výrobná porada nie je firemný brainstorming. To sú dve odlišné udalosti a z ich základných princípov vyplýva aj odlišné vedenie diskusie, odlišná forma zápisu a aj rôzne zloženie osadenstva. Ak potrebujete prediskutovať, uvažovať, plánovať, vymýšľať, tak si na výrobnej porade naplánujte na nejaký deň brainstorming, určite zoznam účastníkov a tak podobne. Ak sa nejaká debata rozvinie, kľudne ju takto utnite a preneste na iný čas a iné miesto. Vyhraďte problému samostatné riešenie a kompetentných ľudí.

Na poradu má prísť každý pripravený. Súčasťou prípravy má byť aj jedna dve vety o tom, čo počulo o konkurencii na neformálnych fórach, v kuloároch, šuškada zo sveta. Kľudne aj veci netýkajúce sa priamo jeho funkcie. Toto donášanie nových informácii treba zásadne podporovať. Súčasne sa nesmie porada rozpadnúť na diskusiu o prinesených informáciách.

Všimnite si, že v momente, keď necháte debatu voľne plynúť, nezúčastnené funkcie sa zahĺbia do kresla, zahľadia von oknom a vychutnávajú si voľno. Zamestnanci milujú porady, pretože je to čas, kedy nemusia pracovať a podávať výkony a výsledky. Stačí sedieť a ako sa im dá priestor na voľnú diskusiu, plne ho využijú na 150%. Toto treba obrátiť. Z bezcieľneho tliachania o tom čo sa vraj chystá, treba urobiť novú úlohu v znení: Ten a ten vtedy a dovtedy overí túto informáciu. Z otvorených otázok treba urobiť uzavreté a vyprodukovať akčný zápis v čase, priestore a funkcii. O tom, že si jednotliví ľudia sami sebe termínujú úlohy sa hádam ani netreba zmieňovať.

A to je pointa nadpisu. Výrobná porada je nástroj v riadení firmy, v zabezpečení jej efektivity. Ale je potrebné s výrobnou poradou vedieť zaobchádzať. Veď si predstavte, kto na tej porade sedí. Sú to profíci vo svojich oblastiach. Šéf za vrch stolom nemá šancu im v detailoch ich práce konkurovať. Ale má povinnosť mať nadhľad, kontrolu nad celkom, definovať priority a tým aj autoritu pred nimi.

Som známy mojím dešpektom k minoritným portálom. Jednoducho práca na optimalizácii pre obskurné vyhľadávače je klasický príklad ceny nevyužitých príležitostí. Keď už neviete čo s človekohodinami, tak to má cenu zaoberať sa s nimi. No ak máte dobre optimalizované procesy v zázemí, tak ste na hranici rezerv v človekohodinách. Jednoducho bludný kruh a obskurnisti stoja mimo neho.

Tento článok je takým Cimrmanovským úkrokom stranou vrámci seriálu o mŕtvych koňoch a štekajúcich psoch.

V prvom rade je dôležité vedieť, kto je pre vás dôležitý a kto je obskurnista. Kto je synonymom pre výhľadávač a kto je synonymum pre vyhodené človekohodiny.

Takže kardinálna otázka znie: Ako zistím silu minoritných portálov?

Napríklad tak, že si prečítate rozhovor David Hác: budoucnost online videa je v profesionálním obsahu (alebo byužijete tisíc iných zdrojov), v ktorom sa píše:

• A čísla reálných uživatelů už můžete zveřejnit?Máme statistiky, které nepočítají reálné uživatele, my počítáme unikátní IP. Tam se momentálně pohybujeme na úrovni 110 tisíc měsíčně.
• …
• Uvažujete o podobném spojení s portálem, jako má Stream se Seznamem
  Určitě uvažujeme o partnerství s nějakým portálem. Nedávno bylo na homepage Atlasu publikováno jedno z našich starých videí, jeden z našich testů, kdy jsme otitulkovali video a pustili ho ven. Někdo z Atlasu ho našel a zvýšení návštěvnosti bylo velmi markantní.
• Kolik lidí vám to přivedlo navíc?
  Myslím, že průměrná denní návštěvnost se zvýšila asi šestinásobně.

Tak si vezmem do ruky kalkulačku a počítam. A počítam. A počítam. Napríklad takto:

• 110000 UIP mesačne znamená 110000/30 denne, teda 3666 UIP denne
• šesťnásobné zvýšenie je 6×3666, teda v čase titulky Atlasu mali 22000 UIP denne, čo je o 183333 viac ako obvykle

Potiaľto je to klasická slovná úloha, ktorú som minule podpisoval svoje dcére piatačke. Teraz nasleduje dohadovanie sa a odhadovanie.

Má cenu kvôli novým 183333 denne optimalizovať svoju prácu tak, aby som sa dostal na titulku? Nuž, ak by aj tých 183333 UIP dodržiavalo obvyklý konverzný pomer (čo já viem 1%, samozrejme závisí čo pod takou konverziou myslíme), tak to znamená 1833 nových konverzii. Alebo transakcii, keď sa dohodneme, že 5 objednávok jedného zákazníka je 5 transakcii ale len jedna konverzia. 1833 sa zdá hovadsky veľa. Že? Už to vidím ako šrotíte slovnú úlohu ďalej a násobíte počet nových konverzii priemerným výnosom. To sú zisky! To sú zisky, že? Keby sme sa na ten Atlas vrhli systémovo, tak je dovolenka na Caymanoch istá.

Nie sú a nie je!

Slovná úloha totiž pokračuje nasledovne: 1833 konverzii ma stálo XXX človekohodín na optimalizácii pre daný vyhľadávač. Takže jedna konverzia ma stála na nákladoch1833/ XXX. Tieto náklady odčítame od bežného výnosu a dostaneme skutočný výnos z optimalizácie pre konkrétny vyhľadávač. Za slovo vyhľadávač si dosaďte portál, službu, digg a podobne.

Necháme slovnú úlohu už konečne spať a zamyslime sa nad ňou skutočne manažérsky. Koľko človekohodín by ma stála tá istá optimalizácia pre vodcu trhu (Google, Seznam, Jandex, Digg, Vybralismesk, Etarget, Adsens – poľa toho kam cielite geograficky či cieľovou skupinou)? A tu môžem použiť ako pointu to, čo píšem v nadpise: Šanca minoritného portálu je len vtedy, ak je to XXX úmerné jeho minoritnosti.

Ešte jedna slovná úloha na záver, aby som ukázal, že veci nie sú len tak jednoduché. Kto nemá chuť sa zaplietať do vetviacich sa príbehov môže skončiť.

Takže tá záverečná úloha:

Predstavte si, že za vami príde zamestnanec vášho marketingového oddelenia, ktorý sa celý čas venuje len a len vodcovi. A vzápätí príde jeho kolega a chváli sa, ako vás dostal do 10 vyhľadávačov a 20 ďalších služieb. A každý chce zvýšenie prémii. Otázka je, ktorého ste mali vyhodiť na prahu?

Odpoveď znie: Toho, kto nesplnil úlohy stratégie ktorú ste spoločne pred mesiacom vytvorili. (Až taký úkrok stranou tento článok nie je. Aspoň sme si ukázali, že dodržanie stratégie je viac ako improvizácia podriadených podľa ľubovôle.)

Tento príbeh má totiž pokračovanie v príbehu o diverzifikácii. Johny by vedel rozprávať. Akokoľvek, ak by sme sa k problému diverzifikácie postavili ako klasický fyzik k treniu, tak ten vyhľadávač, tá služba, pre ktorú optimalizácia stojí minimum mojich človekohodín, je lepšia. Teda je jednoduché ju ofiňtiť a ukazuje sa, že druhý markeťák vykonal oveľa viac. Ale to tiež nie je také jednoduché, lebo v tomto prípade by sa pokračovanie príbehu uberalo smerom ku kvalite danej služby pre koncového užívateľa. O skutočných výnosoch a prevzatí konkurenčného podielu na trhu ani nehovoriac. Práve kvôli tomuto vetveniu a mnohým faktorom pri posudzovaní úspešnosti je odpoveď Ten kto splnil zadané úlohy je lepší ako ten, kto urobil viac práce.

Ako vidíte, s tými minoritnými portálmi to nie je jednoduché. Akonáhle na nich nájdem nejakú výhodu, vzápätí sa ukáže že je to opäť omyl. Príbehy sa vetvia, komplikujú a aj keď sú nižšie náklady na optimalizáciu pre ne ich konkurenčnou výhodou, z odhadovaných minimálnych nákladov pri ich využívaní sa stane čierna diera.

A nabudúce to už bude na 100% diel o výrobnej porade. Už je načase.

Túto kľúčovú vetu som počul niekoľkokrát opakovanú z úst predvádzateľa jedného CRM systému. A vrátila ma o 4 roky späť, keď som ako regulárny korporátny zamestnanec bol súčasťou týmu, ktorý sa podieľal na výbere a customizácii riešenia externého dodávateľa na… A viete, že je to jedno, čo to bolo. Uzáver pre mňa bol jednoznačný: Nikdy viac takýmto spôsobom.

Keď si tak čítam úvodný odstavec, ovial ma pekne zatuchnutý vietor minulých čias. Inak, že sú to už 4. roky, tak to ma pekne prekvapilo. A rovnako nechutne sa cítim, keď od svojich dodávateľov počujem vetu: Pošlite nám vaše požiadavky e-mailom, mi vám urobíme cenovú ponuku na úpravy… Už je jedno čo bude nasledovať. Ak pristúpite na túto hru na customizáciu, spadnete do pasce kŕmiča cudzích opíc. Titulok tohoto článku by mohol kľudne znieť: Zákazníci platia 60% krmiva cudzích opíc.

Sú dve možnosti, z ktorých si môžete pri výbere dodávateľa na čokoľvek vybrať:

1. Dodávateľ príde, opýta sa čo potrebuje a pripraví riešenie na mieru.
2. Dodávateľ príde, opýta sa čo potrebujete a nastaví podmnožinu z celkového množstva funkcii jeho univerzálneho riešenia.

Zásadný rozdiel v týchto dvoch možnostiach je v tom, čo za svoje peniaze dostanete.

Prvá alternatíva:

1. V prvom prípade dostávate to čo ste si vymysleli, tie funkcie, ktoré ste chceli.
2. V prvom prípade akýkoľvek ďalší rozvoj závisí len a len na vašich nápadoch
3. Dodávateľ dostáva od vás inšpiráciu na budúci rozvoj a svoje príjmy.
4. Strácate čas ladením customizovaných častí
5. Od vás odchádzajú nápady, ktoré keď dodávateľ zrealizuje si u dodávateľa zakúpite.

Druhá alternatíva:

1. Dostanete to, čo ste potrebovali, tie funkcie ktoré ste chceli
2. Dostanete zadarmo inšpiráciu na svoj budúci rozvoj.
3. Rýchla implementácia rozvojových nápadov (všetko je už pripravené, len zapnúť modul).
4. Minimalizácia času stráveného ladením.
5. Platíte za exkluzivitu vrámci skupiny zákazníkov vášho dodávateľa.

Nekŕmte cudzie opice, nedávajte dodávateľom svoje nápady za ktoré si nechajú zaplatiť z vašej peňaženky. Zdá sa vám to absurdné? Že vy by ste to predsa neurobili? Hm. Kedy ste od svojho dodávateľa počuli v telefóne: “To je zaujímavý podnet, pošlite mi to e-mailom a my pripravíme návrh riešenia.”?

Ideálny svet by mal vyzerať nasledovne: “To je zaujímavý nápad, mohli by sme sa stretnúť, aby som si mohol podrobne zaznamenať vašu predstavu”? Následne dodávateľ pripraví riešenie a zákazník sa rozhodne, či toto riešenie bude pre neho exkluzívne a teda zaplatí náklady na technickú realizáciu (a časť nákladov na predprojektovú prípravu), alebo získa riešenie bezplatne a dodávateľ bude môcť zahrnúť novú funkciu do svojej komplexnej ponuky pre všetkých svojich zákazníkov.

Chvíľu som uvažoval, či tento článok skutočne patrí do seriálu o mŕtvych koňoch a zdochnutých psoch slovenského internetu. Áno patrí do tohoto seriálu. Z dvoch dôvodov:

1. Ako tvorca internetového, alebo akéhokoľvek projektu, ste zákazníkom a objednávateľom externých riešení. Minimálne je to nejaký systém na správu úloh, kontaktov, zákazníkov. (A z predchádzajúcich dielov vieme, že tých funkcii je v každom projekte niekoľko, takže nejaký systém treba zaviesť.). Preto je dobré vedieť, aká forma dodávky je pre váš konkrétny projekt užitočná.
2. Ako tvorca internetového, alebo akéhokoľvek projektu, sa musíte relatívne skoro rozhodnúť, akou formou budete svoj projekt poskytovať. Aký podiel individuálnych úprav budete pre svojich zákazníkov poskytovať. Ale hlavne, kto bude tieto úpravy vymýšľať a platiť. Návodom pre rozhodovanie nech vám je prvá časť článku.

Na záver ešte skompletujem náš dnešný zverinec. V súčasnosti sa ukazuje, že prvá alternatíva vývoja projektu je životaschopná, ak máte veľkého korporátneho klienta, kde o dodávkach rozhodujú niekoľkostupňové manažérske týmy a kde je množstvo odborníkov, ktorí kvôli svojmu kariérnemu postupu sa radi blysnú nápadom, ktorý bude pre váš projekt prínosný. Pokiaľ takéhoto klienta nemáte, tak ste sa rozhodli osedlať mŕtveho koňa. Mŕtvy kôň je charakteristický tým, že firma nie je schopná prísť s inovatívnym nápadom, ktorý by priniesol obsadenie novej časti trhu. Firma, ktorá sa upriami na prvý obchodný model si, z jeho podstaty, zvykne na to, že inovatívne riešenia prinášajú zákazníci.

Áno, mať kreatívne oddelenie platené z cudzej výplatnej listiny je finančne lákavé. Ako zákazník sa o to snažím, ako dodávateľ sa snažím tejto lákavej ceste, na ktorej sa zo mňa skôr či neskôr stane mŕtvy kôň, vyhnúť.

Budúci diel už bude skutočne o minule sľubovanej výrobnej porade.